Toutes copropriétés regroupent un conseil d’administration qui s’occupe de la gestion de celles-ci tant sur le plan administratif, financier qu'opérationnel. Puisque le mandat est très demandant pour les administrateurs, il est très fréquent d’avoir recours à un gestionnaire pour alléger la charge de travail des membres du syndicat.

 

Les fonctions du gestionnaire

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Le gestionnaire mandaté par le syndicat exécute les décisions du conseil d’administration tout en veillant aux intérêts de l’ensemble des copropriétaires et de l’immeuble. Le gestionnaire tire profit de son expérience et de ses connaissances en gestion immobilière pour assurer une gestion efficace et proactive. Voici les trois principales fonctions qui composent son mandat.

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1- La fonction administrative

Cette charge de travail très technique et parfois laborieux est essentielle pour assurer un bon fonctionnement. Parmi ces tâches, on retrouve entre autres : la tenue du registre de la copropriété, le recrutement et le suivi du personnel, la préparation des documents relatifs à la tenue des assemblées des copropriétaires et le suivi des contrats pour la protection de l’immeuble (assurance). En résumé, le gestionnaire doit jouer le rôle de secrétariat de la copropriété.

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2- La fonction financière

Dans cette partie de gestion, il est essentiel pour le gestionnaire d’avoir de bonnes compétences finan-cières particulièrement dans le domaine des copropriétés. En effet, celui-ci s’occupera de l’ensemble des tâches d’administration financière de la copropriété tel que : la comptabilité courante, la préparation des budgets prévisionnels, la préparation des avis de cotisation,  la gestion des placements du fonds de prévoyance, le dépôt des déclarations d’impôts annuel, le règlement des factures de copropriété, etc.

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3- La fonction opérationnelle

Finalement, le gestionnaire occupe également un rôle plus technique puisqu’il doit assurer la maintenance et le suivi du bâtiment. Il peut également être responsable de l’exécution et du suivi de différents travaux en lien avec l’entretien de l’immeuble. Parmi ses tâches, on retrouve notamment l’inspection périodique de l’immeuble, la sélection des fournisseurs et la gestion d’appels d’offres, la gestion des soumissions, la préparation de bons de commande, la supervision des travaux, l’achat de biens nécessaire à l’entretien de l’immeuble, le suivi des sinistres auprès de l’assureur et bien plus! 

 

 

Les avantages d’une firme externe

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1- Alléger la tâche des administrateurs de copropriétés en s’occupant entre autres de tous les documents, registres, dossiers, contrats et états financiers.

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2- Avoir recours à un personnel spécialisé et formé spécifiquement dans ce domaine.

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3- Assurer une gestion efficace du fonds de prévoyance pour éviter l’explosion des frais de condo en cas d’imprévus.

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4- Obtenir de meilleurs tarifs et contrats en raison de leur volume d’affaires traité globalement.

 

 

Finalement, on se rend compte que l’entretien d’une copropriété doit se faire sur une base régulière afin de préserver l’intégrité de la structure, de l’enveloppe, des systèmes mécaniques et électriques, des finitions intérieures et extérieures, etc. Tous ces travaux d’entretien occasionnent inévitablement des dépenses. Les frais de condos mensuels sont gérés de façon à ce que les fonds accumulés soient distribués adéquatement pour assurer les coûts d’entretien régulier, le fonds de prévoyance, la gestion de l’immeuble, les assurances, etc.

 

En tant que copropriétaire, il est dans votre devoir de vous assurer que votre immeuble est entre de bonnes mains. Ainsi, vous économiserez temps, argent et tracas. 

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Source: condolegal.com